Обратный звонок
Укажите, пожалуйста, контакты и отправьте заявку, менеджер свяжется с Вами в ближайшее время.
Нажимая на кнопку "Отправить", вы даете согласие на обработку персональных данных

Как оформлять дистанционную работу в 2021 году

21 декабря 2020
Межуева Н.В.
Эксперт в сфере бухгалтерского и кадрового учета
Информационный дайджест
Получайте приглашения на бесплатные события, новые статьи, расписание семинаров и курсов. Рассылка 2 раза в месяц.
Нажимая на кнопку "Подписаться" Вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
На законодательном уровне теперь существует понятие термин «дистанционная работа» и с 1.01.21 года начал действовать новый порядок взаимодействия с сотрудниками на «дистанционке»
В статье расскажем:

  • правила оформления "удаленных" сотрудников;
  • как грамотно осуществлять электронный обмен документами;
  • что теперь входит в обязанности работодателей;
  • Можно ли уволить дистанционного работника и в каких случаях.

Понятие удаленной работы

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ. Этот закон внес новшества в главу 49.1 ТК РФ, которая регулировала взаимодействие работодателя с удаленными сотрудниками.

Понятия «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Бесплатный вебинар
«Новое 2021 в налоговом законодательстве: НДС, налог на прибыль и налог на имущество»
Будьте в курсе изменений в налоговом законодательстве.

Посмотреть все вебинары →

Как возможно оформить удаленного сотрудника?

Предлагаем 3 варианта:

1
Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
2
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
3
Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении удаленного сотрудника

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

Если вы оформляете документы в электронном виде необходимо пользоваться электронной подписью:

  • для работодателя — усиленная квалифицированная электронная подпись;
  • для сотрудника — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Так же необходимо пользоваться электронной подписью при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

  • Простая электронная подпись — в ней используются коды и пароли, а так же другие инструменты, которые подтверждают факт формирования электронной подписи определенным лицом.
  • Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:
образуется через криптографическое кодирования информации с применением ключа электронной подписи;
дает возможность идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
дает возможность идентифицировать случаи внесения корректировок в электронный документ после момента его подписания;
образуется с помощью инструментов электронной подписи.
!
Обратите внимание: если трудовой договор оформлялся с помощью электронных документов и от сотрудника поступил письменный запрос, то работодатель обязан в течении трех дней направить работнику экземпляр трудового договора и все дополнительные соглашения к договору, оформленные на бумажном носителе.
!
И сотрудник и работодатель обязаны отправлять в виде электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Будет удобно придерживаться следующего алгоритма:

1. Составьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления удаленной работы.
2. В локальном нормативном акте учтите:
какими типами электронных подписей должны быть подписаны документы;
регламент взаимодействия сотрудника и работодателя;
период времени, в течение которого работодатель и сотрудник должны отправлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
правила, по которым сотрудники будут обеспечены необходимым оборудованием, а также пункты о выплатах компенсаций при использовании личного оборудования сотрудника.

Сотрудника невозможно перевести на дистанционную работу. Как быть?

В связи с профессиональными особенностями не каждый работник может осуществлять деятельность удаленно от стационарного рабочего места. Случается и так, что работодатель не способен обеспечить сотрудника всеми необходимыми оборудованием и программами для осуществления дистанционной работы.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Распорядок труда и отдыха у дистанционного сотрудника

Распорядок труда и отдыха у дистанционного сотрудника можно устанавливать по своему усмотрению, кроме случаев предусмотренных в колдоговоре, локальном нормативном акте, которые приняты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
!
Важно: если вы хотите держать на контроле рабочее время сотрудника, необходимо обозначить время в трудовом договоре или его доп. соглашении, либо в локальном нормативном акте работодателя.
Случается, что сотрудник лишь временно переведен на дистанционный вид работы. В таких случаях, можно периодически вызывать работника на стационарное рабочее место, так же и по желанию сотрудника. Но для этой ситуации имеются исключения, которые раскрыты в статье 312.9 ТК РФ

Положения вызова сотрудника на стационарное рабочее место можно установить колдоговором, трудовым договором и допсоглашением к договору, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
!
Важно:
Вы можете предусмотреть местность, на которой работает сотрудник и прописать ее в дополнительном соглашении к трудовому договору или непосредственно в трудовом договором. Если сотруднику нужно будет оформить командировку или вызвать его на стационарное рабочее место это снимет ряд вопросов.
Когда вы отправляете "удаленного" сотрудника осуществить работу в другой местности отличной от указанной в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, вам нужно оформить это как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Охрана труда при "удаленке". Важные вопросы.

При организации дистанционной работы работодателю необходимо обеспечить сотруднику:

санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По вашей инициативе вы имеете возможность установить расширенные обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда.

Расторжение трудового договора с удаленным сотрудником

Расторгнуть трудовой договор с любым сотрудником в том числе с дистанционным можно на основании Трудового кодексе РФ, также для удаленных работников предусмотренны дополнительные условия расторжения трудового договора.

Условия расторжения трудового договора с удаленным сотрудником:

1
По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
2
Если постоянный дистанционный сотрудник самостоятельно сменил рабочую местность и из-за этого не может выполнять трудовую деятельность по трудовому договору на прежних условиях.

Как лучше оформить удаленную работу

!
Интересно: если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней, то трудовой договор расторгается именно работодателем. Вы имеете право требовать причину невзаимодействия и применять дисциплинарные взыскания в зависимости от уважительной или неуважительной причины.
Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. (не поняла, что это значит)
!
Важная ст. 312.9 ТК РФ. В ней описаны новые основания введения удаленной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Список сведений, которые нужно описать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.
Работник должен быть ознакомлен с локальным нормативным актом и это забота работодателя. Не обязательно ставить подписи на допсоглашении к трудовому договору. Длительность перевода на временный удаленный труд не может быть далее срока причины из-за которой сотрудник переводился на удаленную работу.

***
На законодательном уровне нет позиции на счет того, кто - сотрудник или работодатель несет затраты за приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи удаленного сотрудника в случае когда сотрудника перевели на удаленную работу заключив при этом изначально договор об удаленном труде или допсоглашение к трудовому договору.

Этот нюанс работник и работодатель будут решать путем договоренности — самим трудовым договором или допсоглашением.
!
Важно: при переводе на удаленную работу по решению работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны сотрудника не нужна.

Понравилась статья?
Нет
Не знаю
Да

Актуальные статьи:


Новые правила вступили в силу с 14 декабря 2020 года и действуют для электронного варианта листков нетрудоспособности

В 2021 году изменились ставки и КБК для оплаты за негативное воздействие на окружающую среду