Как оформлять дистанционную работу в 2021 году

В статье расскажем:

• правила оформления "удаленных" сотрудников;
• как грамотно осуществлять электронный обмен документами;
• что теперь входит в обязанности работодателей;
• Можно ли уволить дистанционного работника и в каких случаях.

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

Если вы оформляете документы в электронном виде необходимо пользоваться электронной подписью:

• для работодателя — усиленная квалифицированная электронная подпись;
• для сотрудника — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Так же необходимо пользоваться электронной подписью при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

• Простая электронная подпись — в ней используются коды и пароли, а так же другие инструменты, которые подтверждают факт формирования электронной подписи определенным лицом.
• Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:

— образуется через криптографическое кодирования информации с применением ключа электронной подписи;
— дает возможность идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
— дает возможность идентифицировать случаи внесения корректировок в электронный документ после момента его подписания;
— образуется с помощью инструментов электронной подписи.

Будет удобно придерживаться следующего алгоритма:

1. Составьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления удаленной работы.
2. В локальном нормативном акте учтите:
— какими типами электронных подписей должны быть подписаны документы;
— регламент взаимодействия сотрудника и работодателя;
— период времени, в течение которого работодатель и сотрудник должны отправлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
— правила, по которым сотрудники будут обеспечены необходимым оборудованием, а также пункты о выплатах компенсаций при использовании личного оборудования сотрудника.

В связи с профессиональными особенностями не каждый работник может осуществлять деятельность удаленно от стационарного рабочего места. Случается и так, что работодатель не способен обеспечить сотрудника всеми необходимыми оборудованием и программами для осуществления дистанционной работы.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Распорядок труда и отдыха у дистанционного сотрудника можно устанавливать по своему усмотрению, кроме случаев предусмотренных в колдоговоре, локальном нормативном акте, которые приняты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Случается, что сотрудник лишь временно переведен на дистанционный вид работы. В таких случаях, можно периодически вызывать работника на стационарное рабочее место, так же и по желанию сотрудника. Но для этой ситуации имеются исключения, которые раскрыты в статье 312.9 ТК РФ

Положения вызова сотрудника на стационарное рабочее место можно установить колдоговором, трудовым договором и допсоглашением к договору, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Когда вы отправляете "удаленного" сотрудника осуществить работу в другой местности отличной от указанной в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, вам нужно оформить это как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

— санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
— обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По вашей инициативе вы имеете возможность установить расширенные обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда.

Расторгнуть трудовой договор с любым сотрудником в том числе с дистанционным можно на основании Трудового кодексе РФ, также для удаленных работников предусмотренны дополнительные условия расторжения трудового договора.

Работник должен быть ознакомлен с локальным нормативным актом и это забота работодателя. Не обязательно ставить подписи на допсоглашении к трудовому договору. Длительность перевода на временный удаленный труд не может быть далее срока причины из-за которой сотрудник переводился на удаленную работу.

***
На законодательном уровне нет позиции на счет того, кто - сотрудник или работодатель несет затраты за приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи удаленного сотрудника в случае когда сотрудника перевели на удаленную работу заключив при этом изначально договор об удаленном труде или допсоглашение к трудовому договору.

Этот нюанс работник и работодатель будут решать путем договоренности — самим трудовым договором или допсоглашением.